demo phan mem quan ly khach san

1/ Giao ca hoặc nộp tiền
giaoca
- Chọn THỐNG KÊ -> DANH SÁCH HÓA ĐƠN -> GIAO CA

- Tiền giao (1) : Tổng số tiền nhận từ ca trước: (1) + (2) - (3) +/- (4)
- Thu trong ca (2): Tiền [Tổng thu - chi] trong ca tính từ đầu ca
- Giao quản lý (3): Tiền bàn giao cho quản lý hằng ngày
- Tiền sai lệch (4): Số tiền dư hoặc thiếu so với phần mềm
- Hiện tại: Số tiền trong ca hiện tại. Mục Tiền giao ca là tổng số tiền còn lại giao ca sau

- (1) Nếu đây là lần đầu tiên sử dụng. Mục tiền nhận từ ca trước cột [Hiện tại] = 0 . Vì thế số tiền hiện tại chỉ bằng số tiền thu trong ca mà không bao gồm số tiền nhận từ ca trước. Dùng mục chêch lệch ở mục (1) để nhập số tiền ban đầu sao cho số Tiền Giao ca màu xanh bên phải = số tiền thực tế giao lại ca sau. Trong các lần sau nếu số tiền giao ca sai sót so với phần mềm dùng mục này để điều chỉnh

- (2) Chọn nhân viên để giao ca.
+ Nếu người nhận là lễ tân. Người nhận kiểm tra số tiền nhận ở mục Tiền giao ca đúng số tiền nhận trong thực tế và nhập mật khẩu. Số tiền sẽ chuyển sang ca sau và tự động Login vào ca mới.
+ Nếu người nhận là QUẢN LÝ. Cho phép tùy chọn giao tiền cho quản lý hoặc bàn giao ca giống giao ca cho một lễ tân. Nhập số tiền giao cho quản lý tương tự mục (4) và (5)

- (4) & (5) Số tiền giao quản lý bằng VND hoặc USD giao cho quản lý

- (3) Nhập mật mã của ca nhận tiền để xác nhận. Nếu là lễ tân hệ thống sẽ tự động Logout và Login vào ca mới

Bấm [GIAO CA]
sẽ tự động In báo cáo theo ca hoặc báo cáo theo ngày dành cho quản lý
Nếu hệ thống không tự động mở trang mới để in báo cáo do bị chặn từ trình duyệt. Vui lòng mở Popup theo hướng dẫn trên Firefox. Hãy làm điều này trước khi bấm giao ca để in được báo cáo

Chọn theo thứ tự chỉ dẫn (1) -> (6) minh họa bên dưới. Ở mục số 05 bạn gõ địa chỉ Website phần mềm mà bạn đang sử dụng (Tùy server mà sử dụng khác nhau). Gõ xong bấm Close để áp dụng
popup

2/ Chuyển phòng khác giá
- Click chuột phải chọn chuyển phòng -> Lựa chọn phòng -> OK [Xem thêm]
- Nếu giá mới phòng cao hơn phòng cũ nhập : Ví dụ: Khách ở 2 ngày ở phòng giá 250.000 chuyển sang phòng giá 300.000. Tức hai ngày cũ sẽ tính thành 300K hết. Vì thế phải trừ vào mục khoản khác hoặc nhập ô khuyến mãi 100.000 cho 2 ngày đó

- Nếu phòng mới thấp hơn giá phòng cũ: Ví dụ: Khách ở 2 ngày ở phòng giá 250.000 chuyển sang phòng giá 200.000. Tức hai ngày cũ sẽ tính thành 200K hết. Vì thế phải thêm vào mục khoản khác hoặc thêm phần dịch vụ Mục khác [Xem hướng dẫn] cộng thêm 100.000 cho hai ngày trên

- Nếu phòng khác giá và giá bán phòng khác mặc định:
+ Nếu khách khách mới ở và chuyển phòng: Hủy hóa đơn hiện tại [Bấm trả phòng -> Đánh dấu mục Chưa thanh toán -> Ghi chú : Hủy hóa đơn chuyển sang phòng [Tên phòng]
+ Nếu phòng ở lâu:
#Bước I: Thanh toán phòng hiện tại [Bấm trả phòng -> Đánh dấu mục Chưa thanh toán -> Ghi chú : Thanh toán cùng phòng [Tên phòng mới]
# Bước II: Nhận phòng mới ghi chú : Thanh toán cùng hóa đơn nợ [Tên phòng + Mã HĐ)
Hoặc bạn có thể nhập hóa đơn cũ vào mục DỊCH VỤ -> MỤC KHÁC và hủy hóa đơn trước
Xem cách hủy hóa đơn
3/ Ghi nợ và thu nợ từ danh sách hóa đơn
thu no hoa don

Phiên bản miễn phí:

- Ghi nợ: Click trả phòng -> Bỏ dấu Check [Đã thanh toán] . Ghi chú lại thông tin chi tiết để đòi nợ -> OK

Phiên bản tính phí:

- Đánh dấu Chưa thanh toán . Nếu thu nợ qua thẻ. Đánh dấu kèm Qua thẻ

- Thu nợ: Chọn THỐNG KÊ -> DANH SÁCH HÓA ĐƠN trên menu -> Click danh hóa đơn chưa thanh toán -> Click chọn [Đã thanh toán] -> Click OK . Nếu thu nợ qua thẻ đánh Qua thẻ (Bản có phí)
4/ Thao tác sai hay nhầm lẫn
- Quên nhận phòng: Click vào biểu tượng nhận phòng -> Chỉnh lại giờ vào đúng thực tế [Xem chi tiết]

- Hủy hóa đơn:
+ Bản có phí: Click trái chuột trả phòng ->Đánh dấu Chưa thanh toán. Ghi chú lại lý do hủy phòng -> QUẢN LÝ vào mục THỐNG KÊ -> DANH SÁCH HÓA ĐƠN -> Chọn hóa chưa thanh toán -> Cick xem -> Chọn mục Hủy đơn (hoặc làm theo bản miễn phí (Không đề xuất))
+ Bản miễn phí: Click trái chuột trả phòng ->Bỏ dấu Đã thanh toán -> Nhập khuyến mãi 100% hoặc - khoản khác bằng số tiền thanh toán -> Ghi chú lại lý do -> OK
Lưu lý: Quản lý có thể theo dõi việc này dễ dàng bằng cách theo dõi nhật ký công việc lựa chọn mục ghi chú
5/ Các tình huống phổ biến khác:
- Khách hủy/trả lại dịch vụ:
+ Chọn dịch vụ đó -> Chọn số lượng âm tương ứng
+ Nhập khuyến mãi. Ghi chú lại trên hóa đơn (bản miễn phí)

- Thu phí hóa đơn VAT: Chọn thêm dịch vụ chọn mục khác. Nhập phí VAT , nhập số tiền [Xem chi tiết]
- Tính tiền khác qui định khách sạn: Sử dụng mục khuyến mãi, khoản khác (nhập dấu - nếu bớt tiền) . Ghi chú lại trong hóa đơn
- Quên tính tiền: Kiểm tra tông tiền thanh toán hiện tại. Nếu khác -> Nhập mục khuyến mãi và ghi chú chi tiết trên hóa đơn

- Hoặc liên lạc hỗ trợ của O2b để được hướng dẫn và tư vấn. Hỗ trợ 24/24 qua điện thoại/Email/Chat cho bản có phí và Email/Gởi liên hệ cho phiên bản miễn phí
Cẩm nang quản lý khách sạn

Các mánh khoé gian lận thường gặp ở tiếp tân - Cách khắc phục (0h53 - 07/06/2011)
manh khoe tiep tanMột trong những nỗi lo và thất thoát lớn nhất trong hoạt động kinh doanh khách sạn đó chính là bộ phận tiếp tân. Hãy tham khảo những mánh khoé gian lận phổ biến nhất của tiếp tân và cách khắc phục ..... Xem thêm

Qui chế nhân viên tiếp tân (11h53 - 05/06/2011)
qui che tiep tanPhần lớn các rắc rồi trong hoạt động quản lý khách sạn bắt nguồn từ tiếp tân nhưng nguyên nhân chính đến từ phía chủ/quản lý khách sạn. Đó là qui trình quản lý chưa chuyên nghiêp, cũng như thiếu các qui định định rõ ràng mang tính ràng buột đối với tiếp tân ....... Xem tiếp

Các lý do khiến khách sạn của bạn trở nên vắng khách (11h03 - 05/06/2011)
ly do khach san eRất nhiều khách sạn phải đóng cửa hay đối mặt với tình hình kinh doanh ngày càng giảm sút. Hãy điểm mặt những tác nhân quan trọng mang tính chủ quan và hoàn toàn có thể khắc phục được ..... Xem thêm