Bạn là chủ nhà hàng khách sạn hay bạn là người quản lý chắc hẳn bạn rất đau đầu với bài toán chi phí thực phẩm trong nhà hàng, khách sạn của mình. Giá cả ngày một leo thang, lên xuống thất thường, thực phẩm dễ hỏng, khách hàng luôn đòi hỏi mức giá phù hợp nhất với chất lượng đi kèm. Vậy bài toán đặt ra cho các nhà quản lý đó chính là phải làm sao để quản lý chi phí thực phẩm một cách hiệu quả nhất. Sau đây, Sotel sẽ chia sẻ giúp bạn một vài “tuyệt chiêu” để có thể quản lý và kiểm soát chi phí thực phẩm tại nhà hàng, khách sạn của mình một cách tốt nhất.
1. Dự báo doanh số
Việc lập kế hoạch dự báo bán hàng là một nhiệm vụ quan trọng trong mỗi nhà hàng, khách sạn. Nó liên quan đến doanh số những năm trước và bạn sử dụng dữ liệu đó để dự đoán doanh số mới trong những tuần, những tháng, những quý và cả những năm tiếp theo. Thực hiện việc này không chỉ giúp những nhà quản lý có thể kiểm soát được số lượng chất thải thực phẩm mà ngoài ra nó còn giúp bạn quản lý tốt hơn việc lên lịch, đặt hàng và chuẩn bị thực phẩm của nhân viên một cách hiệu quả nhất. Tuy nhiên, việc dự báo là một việc không hề dễ dàng, nó đòi hỏi bạn phải luôn quan sát và có cái nhìn tổng thể, đầu óc tổng hợp để có thể phần tích và lên kế hoạch dự báo ngắn hạn và dài hạn cho việc dự báo doanh số.
Có một vài nhân tố, yếu tố có thể tác động và làm ảnh hưởng đến dự báo của bạn đó chính là sự thiếu quan sát và cập nhập sát sao yếu tố mùa vụ, ngày lễ, lịch sự kiện, thậm chí cả thời tiết,… cũng khiến cho dự báo doanh số của bạn bị sai lệch.
2. Hoạch định mục tiêu – Theo dõi tiến độ
Việc hoạch định mục tiêu quản lý chi phí thực phẩm tại nhà hàng, khách sạn của bạn cũng là một trong những phương thức quản lý chi phí hết sức quan trọng. Việc theo dõi các khoản chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí hoạch định, bạn có thể xác định được những điểm yếu trong hoạt động, chi phí hàng hóa tăng, phòng trống trộm cắp và xác định mất mát. Bạn cũng không nên chủ quan và đánh giá thấp chi phí lãng phí thực phẩm, việc kiểm soát chất thải tốt là một trong những điều kiện chủ chốt trong việc kiểm soát giá vốn hàng bán của bạn.
3. Đào tạo nhân viên biết giữ tiết kiệm
Việc làm sao để nhân viên biết giữ tiết kiệm chi phí thực phẩm một cách tự giác là bài toán nan giải dành cho những nhà quản lý. Bởi, số lượng chất thải đến từ các đơn đặt hàng bị bỏ hoặc chuẩn bị sai do trong quá trình order và chế biến, sẽ khiến cho nhà hàng, khách sạn của bạn tốn kém rất nhiều chi phí. Vì vậy, hãy luôn bồi dưỡng, mở các lớp training đào tạo cho các nhân viên từ nhân viên order cho đến đầu bếp về kiểm soát phần ăn, đảm bảo công thức nấu ăn luôn đúng theo định lượng và đúng theo order. Làm thế nào để bạn đo nước sốt, phô mai, hoặc thịt? Có phải nhân viên phải sử dụng một cái muôi, một cái cân hoặc một số đơn vị đo lường cụ thể khác? Không, mỗi loại gia vị, thực phẩm đều có một tỉ lệ % nhất định theo định lượng của từng món và dung sai cho phép. Đó là một điều cần có một quy trình để tập hợp các mục trong menu và quy định cụ thể để duy trì quy trình đó. Những hiểu biết này có thể giúp các nhà quản lý hoặc đầu bếp tập trung vào huấn luyện nhân viên, những người cần nó nhất.
4. Theo dõi menu
Việc theo dõi menu để có thể kiểm soát được chi phí thực phẩm cũng là một trong những tips giúp việc quản lý chi phí thực phẩm đạt hiểu quả cao nhất. Trong menu sẽ có những món được khách hàng yêu thích và thường xuyên lựa chọn, còn lại những món ăn sẽ bị “ghẻ lạnh”. Việc theo dõi menu thường xuyên, sẽ giúp bạn thiết kế, lên menu một cách hiệu quả hơn, cắt giảm chi phí thực phẩm cho những món ăn không được khách hàng thường xuyên sử dụng, đây cũng chính là nguyên nhân khiến chi phí thực phẩm của nhà hàng, khách sạn bị đội lên mà không thu lại được lợi nhuận.
5. Định mức cho món ăn của nhân viên
Mỗi một nhà hàng đều có những chính sách và ưu đãi dành cho nhân viên của mình. Việc ưu đãi suất ăn dành cho nhân viên nhà hàng, khách sạn là điều không còn quá xa lạ. Mặc dù, một phần chi phí thực phẩm của nhà hàng, khách sạn là ở đây. Song, bạn không thể vì thế mà cắt bỏ nó được, dù nó giúp giảm chi phí thực phẩm một cách đáng kể. Nhân viên của bạn làm việc nhiều giờ trong một môi trường có nhịp độ nhanh, do đó, ngồi xuống để có một bữa ăn miễn phí hoặc giảm giá mỗi ngày là một phần quan trọng của việc xây dựng đội ngũ nhân viên và là cách giữ chân nhân viên lại với nhà hàng, khách sạn của bạn. Tuy nhiên, bạn hãy chắc chắn rằng, mình có một mức phí cụ thể cho các bữa ăn miễn phí dành cho nhân viên và giảm giá bao nhiêu % dành cho nhân viên nếu họ muốn ăn một món ăn ngoài khẩu phần ăn miễn phí.
6. Cảnh giác gian lận
Một trong những thất thoát và mất kiểm soát chi phí thực phẩm tại nhà hàng, khách sạn của bạn đó chính là hành vi gian lận. Gian lận ở đây có nghĩa là gian lận đồ ăn, thực phẩm, thậm chí là chỉnh sửa trên hóa đơn thanh toán của khách,… Các nghiên cứu cho thấy, 4 trong số 10 mã giảm giá của người quản lý được sử dụng một cách gian lận, cho thấy thực phẩm giảm giá, trái phép được phục vụ cho bạn bè hoặc gia đình…của họ. Vì vậy, hãy luôn nhắc nhở, thậm chí là có những cơ chế thưởng phạt rõ ràng cho nhân viên trong việc tiết kiệm thực phẩm, tố giác hành vi gian lận tại nhà hàng của mình.
7. Quản lý hàng tồn kho
Một trong những công việc của nhà quản lý nhà hàng, khách sạn đó chính là quản lý hàng tốn kho. Việc thường giám sát, kiểm kê hàng tồn kho sẽ giúp bạn tính toán, quản lý chi phí thực phẩm một cách hiệu quả. Việc thực hiện các thực hành kiểm kê sau đây để cải thiện giá vốn hàng bán của bạn và duy trì theo thời gian.
- Thay đổi và giao trách nhiệm hàng tồn kho mỗi tuần hoặc hai cho một kiểm soát. Thực hành này giữ cho đội ngũ được đào tạo và cập nhật, và nó giữ cho nhân viên trung thực.
- Giữ sạch sẽ, trung thực trong đội ngũ nhân viên.
- Triển khai hệ thống First-In, First-Out (FIFO) để đảm bảo độ tươi và ngăn ngừa chất thải.
- Ưu tiên quản lý hàng tồn kho của bạn: Thực hiện kiểm kê hàng ngày cho một số mặt hàng quan trọng có chi phí cao / sử dụng cao, như protein và đồ tươi. Hãy kiểm kê thực phẩm đầy đủ và chính xác mỗi tuần và cuối tháng, với hệ thống kiểm tra và cân bằng để đảm bảo độ chính xác.
- Thiết lập mục tiêu hàng tồn kho với giá trị đặt sẵn, ví dụ bạn có thể thiết lập không được để hàng tồn kho 10 triệu mỗi ngày…
- Theo dõi mức tồn kho theo tổng số trị giá hàng. Bắt đầu kiểm kê hàng tồn kho và trị giá hàng tồn kho nên tương đối gần nhau theo một chu kỳ.
- Sử dụng một công cụ quản lý hàng tồn kho nhà hàng để có được dữ liệu hàng tồn kho một cách thường xuyên.
- Điều quan trọng là phải giữ các tab về chi phí thực phẩm của bạn để khi bạn thấy chúng tăng lên, bạn có thể hành động và kiểm soát chi phí. Bất kỳ phương pháp nào trong số này có thể giúp bạn đạt được chi phí thực phẩm bền vững hơn.
8. Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng
Một trong những cách quản lý chi phí thực phẩm tại nhà hàng, khách sạn một cách hiệu quả đó chính là sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng. Việc sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng giúp bạn tiết kiệm được thời gian, cũng như công sức trong việc quản lý nhà hàng, khách sạn, đặc biệt là quản lý chi phí thực phẩm đạt hiệu quả tối ưu nhất. Nắm bắt được nhu cầu trên, Sotel cho ra đời phần mềm quản lý khách sạn có tích hợp tính năng quản lý nhà hàng đó chính là phần mềm quản lý khách sạn Sotel tích hợp tính năng, mang đến cho chủ kinh doanh một công cụ theo dõi nhà hàng tổng thể. Với đầy đủ tính năng quản lý, giám sát, điều hành hoạt động của nhà hàng/chuỗi nhà hàng với quy mô lớn giúp chủ khách sạn giảm thiểu chi phí đầu tư, quản lý chi phí thực phẩm hiệu quả và mang lại hiệu quả kinh doanh cao.
Có thể thấy rằng bài toán kiểm soát chi phí, nhất là chi phí thực phẩm là một bài toán khó. Tuy nhiên, một bài toán khó bao giờ sẽ có những lời giải thú vị. Sotel hi vọng rằng những chia sẻ của bài viết trên sẽ giúp cho bạn người chủ khách sạn hay những nhà quản lý tìm được cho mình những phương thức, phương pháp giải quyết bài toán khó trên.
