Hiện nay, vẫn còn rất nhiều người quản lý khách sạn của họ theo lối thủ công truyền thống: bằng giấy tờ, sổ sách… Nguyên nhân là do phương pháp này không cần đầu tư quá nhiều tiền bạc. Về ngắn hạn, điều này có thể giúp khách sạn cắt giảm chi phí. Tuy nhiên, là con người thì không thể tránh khỏi những lúc sai lầm. Nhiều khi những sai lầm này có thể gây thất thoát doanh thu, hoặc tệ hơn nữa, gây ảnh hưởng tới hình ảnh của khách sạn. Do đó, về dài hạn, hình thức quản lý khách sạn kiểu này sẽ lợi bất cập hại. Nếu bạn đang quản lý khách sạn theo lối thủ công truyền thống, hãy cùng Sotel điểm qua một số vấn đề mà khách sạn của bạn gặp phải nhé.
1. Vấn đề đặt phòng của lễ tân
Lễ tân được xem là “bộ mặt” của khách sạn. Nhiệm vụ của bộ phận này là: đặt phòng, hủy phòng, check-in, check-out, ghi nhớ những yêu cầu đặc biệt của khách… Mỗi ngày, các nhân viên lễ tân phải đón tiếp hàng trăm đến hàng ngàn lượt khách. Với khối lượng công việc lớn như vậy, sai lầm là điều khó tránh khỏi. Đặc biệt, những sai lầm sẽ xảy ra thường xuyên hơn nếu bộ phận lễ tân sử dụng sổ sách để ghi chép thông tin đặt phòng, ví dụ như: Đặt nhầm phòng, trùng phòng hay quên đặt phòng… Những sự cố này sẽ khiến khách hàng cảm thấy khó chịu, tệ hơn là có ấn tượng xấu về khách sạn. Về lâu dài, điều này sẽ ảnh hưởng tới hình ảnh của khách sạn.
2. Vấn đề dọn dẹp của bộ phận buồng phòng
Đối với các khách sạn, quản lý buồng phòng là công việc khó khăn nhất. Với số lượng lớn khách ra vào khách sạn mỗi ngày, việc quản lý phòng nào đã được vệ sinh và phòng nào chưa được vệ sinh cũng là một vấn đề không đơn giản. Mặc dù công việc chính của nhân viên buồng phòng là dọn dẹp, vệ sinh phòng, tuy nhiên, theo ước tính, họ phải tốn từ 10 – 15% thời gian chỉ để tìm kiếm phòng cần dọn dẹp, vệ sinh. Đây là một sự lãng phí thời gian không cần thiết. Điều quan trọng là vấn đề này hoàn toàn có thể được giải quyết dễ dàng với một phần mềm quản lý khách sạn có tính năng quản lý buồng phòng. Với tính năng này, nhân viên buồng phòng có thể kiểm tra dễ dàng phòng nào cần dọn vệ sinh cũng như nhân viên nào sẽ phụ trách việc đó.
3. Vấn đề cập nhật số phòng trống trên các kênh OTA
Hiện nay, rất nhiều khách sạn đã tham gia bán phòng trên các kênh OTA. Đây là một cách rất tốt để thu hút khách đặt phòng, tuy nhiên, nếu quản lý không tốt có thể dẫn đến tình trạng overbooking. Để tránh vấn đề này, mỗi khi có khách đặt phòng trên 1 OTA, khách sạn sẽ phải cập nhật lại số phòng trống trên các OTA còn lại. Đây là một việc không đơn giản nếu được làm một cách thủ công, không chỉ bởi số lượng các kênh OTA cần phải cập nhật mà còn là vấn đề cập nhật kịp thời. Tuy nhiên, nhiều khi điều này là không thể do chênh lệch múi giờ giữa nhân viên và khách đặt phòng. Vấn đề này có thể giải quyết dễ dàng với một phần mềm quản lý khách sạn có tích hợp hệ thống quản lý kênh phân phối. Với hệ thống này, mỗi khi có booking đổ về, hệ thống sẽ tự động trừ số phòng trống hiện có, sau đó sẽ đẩy bán phòng trên các kênh OTA với số phòng trống đã được cập nhật.
4. Vấn đề thất thoát của nhà hàng
Là nguồn mang lại doanh thu nhiều thứ 2 cho khách sạn, chỉ sau việc bán phòng, rất nhiều vấn đề sẽ xảy ra nếu bộ phận này được quản lý theo hình thức thủ công. Điều tồi tệ nhất không phải là sai sót của con người mà là tình trạng gian lận thực phẩm của các nhân viên không trung thực. Ngay cả khi phân tích báo cáo, các nhà quản lý khách sạn cũng khó có thể phát hiện ra những gian lận do dữ liệu đã bị nhân viên “xào nấu” trước đó. Bên cạnh đó, các sai sót như quên tính tiền cho khách hoặc tính tiền sai có thể gây thất thoát doanh thu cho khách sạn hoặc tệ hơn, ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của khách sạn. Một giải pháp quản lý nhà hàng được tích hợp trong phần mềm quản lý khách sạn sẽ giúp giải quyết vấn đề này.
5. Tính chính xác của báo cáo kinh doanh
Trong quản lý khách sạn, việc làm các báo cáo là rất quan trọng bởi dựa vào đó, các nhà quản lý mới biết được tình hình kinh doanh của khách sạn, để từ đó đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác. Để đáp ứng yêu cầu đó, các báo cáo đòi hỏi phải đặc biệt chính xác. Tuy nhiên, điều này khó có thể đáp ứng được nếu nhân viên làm báo cáo một cách thủ công, dựa trên việc ghi chép sổ sách và sử dụng máy tính cầm tay. Với khối lượng công việc rất lớn, việc ghi chép thiếu sót cũng như tính toán sai là điều khó tránh khỏi, chưa kể sự gian lận của các nhân viên trong khi làm báo cáo. Tất cả những điều đó sẽ gây ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo, từ đó ảnh hưởng đến các quyết định của nhà quản lý, gây tổn thất cho công việc kinh doanh của khách sạn. Cách tốt nhất để giải quyết vấn đề này là làm giảm vai trò của con người. Máy tính vốn có khả năng tính toán nhanh chóng và chính xác hơn con người rất nhiều, do đó hãy để công việc lập báo cáo cho máy tính. Giải pháp ở đây là sử dụng phần mềm quản lý khách sạn có tính năng quản lý báo cáo. Trên đây là một số vấn đề mà khách sạn sẽ gặp phải nếu được quản lý theo lối thủ công truyền thống. Nếu bạn đang quản lý khách sạn theo hình thức này, hãy nhanh chóng thay đổi bằng cách đầu tư vào một phần mềm quản lý khách sạn.
