– Click vào biểu tượng phòng trống hoặc đẵ đặt -> Điền tên khách hàng -> Bấm OK (3). Nếu đặt phòng lựa chọn mục (2) .
– Mục ngày vào bạn có thể chỉnh lại ngày giờ đúng thực tế hoặc giá bán phòng nếu được quản lý cho phép
– Mẹo nhỏ: Bạn chỉ cần nhập tên / vài số chứng minh bên phải. Phần mềm sẽ lọc qua danh sách khách hàng cũ để tự động điền phần còn lại

1.2 Kiểm tra hiện trạng phòng & đặt phòng nhanh

(1) Chọn hiện trạng phòng
(2) Chọn thời gian kiểm tra hiện trạng phòng

Phiên bản có phí:
(3) Số phòng trống tối đa cho phép. Click mục này để đặt phòng nhanh (4)
(4) Nhập số phòng cần đặt trong thời gian đã chọn. Nếu lớn hơn số tối đa bên cạnh. Phần mềm sẽ dùng số phòng trống tối đa
(5) Bấm OK để đặt phòng nhanh. Phần mềm sẽ tự chọn danh sách phòng thích hợp

2/ Nhận phòng / đặt phòng theo đoàn

– Chọn theo đoàn từ danh sách phòng -> Giữ Ctrl và Click chọn nhiều phòng hoặc giữ nút Shirt để chọn doanh sách phòng
– Có thể chọn khách hàng từ danh sách khách hàng -> Chọn tác -> Đặt phòng để lựa chọn tất cả trong danh sách phòng

3/ Nhận phòng từ danh sách đặt phòng

Click chuột phải vào danh sách đặt phòng (1)-> Click vào biểu tượng đặt phòng (2) -> OK hoặc click vào biểu tượng đặt phòng từ danh sách khách hàng (3)

4/ Trả phòng

5/ Chuyển phòng

6/ Thêm / Trả dịch vụ

– Click phải chuột vào biểu tượng phòng đang ở -> Chọn Xem / thêm dịch vụ
– Hoặc click trái chuột trên biểu tượng phòng đang ở -> Chọn dịch vụ -> Thêm (3) -> (4) Tắt cửa sổ (hoặc bấm OK để trả phòng)
– Nếu dịch vụ không có trong danh sách chọn Mục khác (2) . Nhập tên và giá dịch vụ mới
– (4) Để trả dịch vụ, chọn số lượng âm từ danh sách dịch vụ. Có thể chọn mục khác để bất kỳ số lượng nào

Về đầu trang

7/ Trả tiền trước / Đặt cọc

8/ Xem nhật ký / Hiện trạng phòng / In báo cáo

– (1) Xem nhật ký công việc
– (2) Xem hiện trạng phòng và danh sách
– (3) In báo cáo theo mẫu công an địa phương
– (4) Công cụ chuyển đổi tiền tệ
– (5) Kiểm tra tình trạng phòng và đặt phòng nhanh

9/ Quản lý thông tin khách hàng

10/ Cảnh báo khách hàng

11/ Quản lý thông tin phòng

12/ Giao ca hoặc nộp tiền

– Chọn THỐNG KÊ -> DANH SÁCH HÓA ĐƠN -> GIAO CA

– Tiền giao (1) : Tổng số tiền nhận từ ca trước: (1) + (2) – (3) +/- (4)
– Thu trong ca (2): Tiền [Tổng thu – chi] trong ca tính từ đầu ca
– Giao quản lý (3): Tiền bàn giao cho quản lý hằng ngày
– Tiền sai lệch (4): Số tiền dư hoặc thiếu so với phần mềm
– Hiện tại: Số tiền trong ca hiện tại. Mục Tiền giao ca là tổng số tiền còn lại giao ca sau

– (1) Nếu đây là lần đầu tiên sử dụng. Mục tiền nhận từ ca trước cột [Hiện tại] = 0 . Vì thế số tiền hiện tại chỉ bằng số tiền thu trong ca mà không bao gồm số tiền nhận từ ca trước. Dùng mục chêch lệch ở mục (1) để nhập số tiền ban đầu sao cho số Tiền Giao ca màu xanh bên phải = số tiền thực tế giao lại ca sau. Trong các lần sau nếu số tiền giao ca sai sót so với phần mềm dùng mục này để điều chỉnh

– (2) Chọn nhân viên để giao ca.
+ Nếu người nhận là lễ tân. Người nhận kiểm tra số tiền nhận ở mục Tiền giao ca đúng số tiền nhận trong thực tế và nhập mật khẩu. Số tiền sẽ chuyển sang ca sau và tự động Login vào ca mới.
+ Nếu người nhận là QUẢN LÝ. Cho phép tùy chọn giao tiền cho quản lý hoặc bàn giao ca giống giao ca cho một lễ tân. Nhập số tiền giao cho quản lý tương tự mục (4) và (5)

– (4) & (5) Số tiền giao quản lý bằng VND hoặc USD giao cho quản lý

– (3) Nhập mật mã của ca nhận tiền để xác nhận. Nếu là lễ tân hệ thống sẽ tự động Logout và Login vào ca mới

Bấm [GIAO CA] sẽ tự động In báo cáo theo ca hoặc báo cáo theo ngày dành cho quản lý
Nếu hệ thống không tự động mở trang mới để in báo cáo do bị chặn từ trình duyệt. Vui lòng mở Popup theo hướng dẫn trên Firefox. Hãy làm điều này trước khi bấm giao ca để in được báo cáo

Chọn theo thứ tự chỉ dẫn (1) -> (6) minh họa bên dưới. Ở mục số 05 bạn gõ địa chỉ Website phần mềm mà bạn đang sử dụng (Tùy server mà sử dụng khác nhau). Gõ xong bấm Close để áp dụng

13/ Chuyển phòng khác giá

– Click chuột phải chọn chuyển phòng -> Lựa chọn phòng -> OK [Xem thêm]
– Nếu giá mới phòng cao hơn phòng cũ nhập : Ví dụ: Khách ở 2 ngày ở phòng giá 250.000 chuyển sang phòng giá 300.000. Tức hai ngày cũ sẽ tính thành 300K hết. Vì thế phải trừ vào mục khoản khác hoặc nhập ô khuyến mãi 100.000 cho 2 ngày đó

– Nếu phòng mới thấp hơn giá phòng cũ: Ví dụ: Khách ở 2 ngày ở phòng giá 250.000 chuyển sang phòng giá 200.000. Tức hai ngày cũ sẽ tính thành 200K hết. Vì thế phải thêm vào mục khoản khác hoặc thêm phần dịch vụ Mục khác [Xem hướng dẫn] cộng thêm 100.000 cho hai ngày trên

– Nếu phòng khác giá và giá bán phòng khác mặc định:
+ Nếu khách khách mới ở và chuyển phòng: Hủy hóa đơn hiện tại [Bấm trả phòng -> Đánh dấu mục  Chưa thanh toán -> Ghi chú : Hủy hóa đơn chuyển sang phòng [Tên phòng]+ Nếu phòng ở lâu:
#Bước I: Thanh toán phòng hiện tại [Bấm trả phòng -> Đánh dấu mục  Chưa thanh toán -> Ghi chú : Thanh toán cùng phòng [Tên phòng mới]# Bước II: Nhận phòng mới ghi chú : Thanh toán cùng hóa đơn nợ [Tên phòng + Mã HĐ)
Hoặc bạn có thể nhập hóa đơn cũ vào mục DỊCH VỤ -> MỤC KHÁC và hủy hóa đơn trước
Xem cách hủy hóa đơn

14/ Ghi nợ và thu nợ từ danh sách hóa đơn

 

 

– Quên nhận phòng: Click vào biểu tượng nhận phòng -> Chỉnh lại giờ vào đúng thực tế [Xem chi tiết]

– Hủy hóa đơn:
+ Bản có phí: Click trái chuột trả phòng ->Đánh dấu  Chưa thanh toán. Ghi chú lại lý do hủy phòng -> QUẢN LÝ vào mục THỐNG KÊ -> DANH SÁCH HÓA ĐƠN -> Chọn hóa chưa thanh toán -> Cick xem -> Chọn mục  Hủy đơn (hoặc làm theo bản miễn phí (Không đề xuất))
+ Bản miễn phí: Click trái chuột trả phòng ->Bỏ dấu  Đã thanh toán -> Nhập khuyến mãi 100% hoặc – khoản khác bằng số tiền thanh toán -> Ghi chú lại lý do -> OK
Lưu lý: Quản lý có thể theo dõi việc này dễ dàng bằng cách theo dõi nhật ký công việc lựa chọn mục ghi chú

16/ Các tình huống phổ biến khác:

– Khách hủy/trả lại dịch vụ:
+ Chọn dịch vụ đó -> Chọn số lượng âm tương ứng
+ Nhập khuyến mãi. Ghi chú lại trên hóa đơn (bản miễn phí)

– Thu phí hóa đơn VAT: Chọn thêm dịch vụ chọn mục khác. Nhập phí VAT , nhập số tiền [Xem chi tiết]
– Tính tiền khác qui định khách sạn: Sử dụng mục khuyến mãi, khoản khác (nhập dấu – nếu bớt tiền) . Ghi chú lại trong hóa đơn
– Quên tính tiền: Kiểm tra tông tiền thanh toán hiện tại. Nếu khác -> Nhập mục khuyến mãi và ghi chú chi tiết trên hóa đơn