Trong các vấn đề khi quản lý khách sạn thì thất thoát tài chính là điều khiến nhiều người cảm thấy đau đầu nhất, vì để tìm ra nguyên nhân chính xác mất khá nhiều thời gian, trong khi đó thiệt hại gây ra rất lớn. Để tránh vấn đề này các chủ shop khách sạn phải nắm rõ tình hình check-in – check-out, sử dụng dịch vụ và đặc biệt phải kiểm soát chặt chẽ nhân viên của mình. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ 5 bí quyết giúp bạn quản lý nhân viên để hạn chế tối đa tình trạng thất thoát cho khách sạn.
-
Lập chính sách và quy định làm việc rõ ràng
Thực tế rất nhiều chủ khách sạn khi thuê nhân viên khách sạn thường chỉ đưa ra quy định một cách chung chung hoặc nói miệng mà không có một văn bản chính thức nào. Đây là một kẽ hở lớn để nhân viên khách sạn của bạn lách luật, có hành vi gian dối sau này. Để tránh trường hợp đó bạn nên lập ra một bản chính sách và quy định công việc rõ ràng, chi tiết, yêu cầu nhân viên ký chấp thuận nếu muốn vào làm. Khi những quy định được nâng tầm quan trọng nhân viên của bạn sẽ biết sợ và nghiêm chỉnh hơn khi làm việc. Còn đối với người cố tình hoặc vô ý vi phạm bạn cũng có cơ sở để phạt họ. Những bản quy định, chính sách này nên liệt kê một số trường hợp điển hình, chia mức độ và đưa ra mức phạt cụ thể để tránh phiền phức sau này.
-
Lắp camera theo dõi
Nếu khách sạn của bạn có diện tích rộng, nhiều góc khuất hoặc quá đông nhân viên trong khi bạn không thể có mặt mọi lúc mọi nơi để kiểm soát, thì cách tốt nhất là lắp camera theo dõi. Hệ thống camera phải bao quát được toàn bộ khách sạn, đặc biệt ở những vị trí như thu ngân và kho. Bạn có thể chọn loại camera có thể theo xoay để quét các góc và tích hợp theo dõi trên điện thoại, như vậy dù ở đâu bạn cũng biết được tình hình thực tế tại cửa hàng. Nhưng dù sao camera cũng chỉ là công cụ hỗ trợ, bạn không nên phụ thuộc hoàn toàn vào nó vì những nhân viên lâu năm có thể tìm được cách qua mặt camera. Tốt nhất là bạn vẫn nên tới khách sạn thường xuyên kiểm tra đột xuất để biết nhân viên hiện tại có làm đúng chức trách hay không.
-
Cho nhân viên thay phiên làm việc
Nếu khách sạn của bạn có nhiều nhân viên lễ tân phục vụ thì hãy sắp xếp ca làm việc của họ xen kẽ nhau, như vậy sẽ làm giảm tối đa các trường hợp gian lận. Tương tự như vậy nếu có nhiều chi nhánh, hãy định kỳ đổi nhân viên lễ tân, phục vụ các chi nhánh. Cách này có sơ hở là nhân viên các chi nhánh có thể thông đồng với nhau để lừa dối bạn, vì vậy bạn chỉ nên thực hiện khi có ít nhất một người trong số đó mà mình tin tưởng hoàn toàn, nói cách khác người này sẽ làm nhiệm vụ giám sát thay cho bạn.
-
Bắt buộc nhân viên phải in hóa đơn khi có giao dịch
Có trường hợp nhân viên lễ tân khách sạn gian lận bằng cách nói khống giá phòng cho khách du lịch rồi ghi sổ hoặc ghi vào phần mềm giá thấp hơn để ăn chênh lệch. Đối với trường hợp này bạn nên bắt buộc nhân viên phải in hóa đơn hoặc viết tay hóa đơn 2 liên mỗi khi có giao dịch. Trong hóa đơn bao gồm giá bán và số tiền thực thu, tiền trả lại cho khách. Cuối ngày bạn sẽ dựa vào các hóa đơn đó để tính toán xem nhân viên có ăn bớt hay khai khống gì hay không. Để đạt hiệu quả cao nhất, hãy dán bảng khuyến khích khách du lịch lấy hóa đơn, vì nhiều người vội đi hay quên chuyện này, vô tình tạo điều kiện cho nhân viên gian lận.
-
Sử dụng phần mềm quản lý nhân viên khách sạn
Sổ sách nhiều khi vẫn có thể làm giả hoặc sửa đổi được, vì vậy bạn nên sử dụng những phần mềm khách sạn có tích hợp tính năng quản lý nhân viên bộ phận. Với tính năng này mọi hành động của từng nhân viên các bộ phận, bao gồm việc check-in, check-out khách du lịch, giao dịch với khách, sửa đổi thông tin đều được ghi lại trong lịch sử phần mềm, nhờ vậy bạn có thể dễ dàng tra ra nếu thấy điều khả nghi. Ngoài ra phần mềm khách sạn như vậy thường có tính năng phân quyền, nhân viên các bộ phận sẽ không được thay đổi danh mục sản phẩm,… nên bạn cũng dễ dàng kiểm soát hơn. Nếu bạn muốn trải nghiệm thực tế thì có thể nhấp vào nút Đăng ký dùng thử dưới đây để có 7 ngày sử dụng miễn phí tính năng quản lý nhân viên độc đáo này.
